Wie drie bureaus om een offerte vraagt, krijgt vaak drie documenten die zich moeilijk naast elkaar laten leggen. Het ene is een pagina met een bedrag, het andere een uitwerking van twaalf pagina’s met posten die je nergens anders terugziet. Dat verschil zegt weinig over prijs en veel over hoe elk bureau zijn werk afbakent.
Hieronder staat waar je op let, in de volgorde waarin het meestal misgaat.
Kijk eerst wat er niet in staat
Een offerte beschrijft wat een bureau gaat doen. Wat het niet gaat doen, staat er zelden bij, en juist daar zitten de bedragen die later alsnog komen. De posten die het vaakst ontbreken:
- Teksten. Veel offertes gaan ervan uit dat jij de content aanlevert. Dat lijkt logisch tot het moment dat de site af is en er niemand is die de teksten schrijft.
- Beeld. Fotografie is een aparte post, en beeldbankfoto’s hebben licentiekosten die soms per jaar terugkomen.
- Hosting en onderhoud. Sommige bureaus leveren dit niet zelf en verwijzen naar partners. Dat is prima, maar het hoort wel in je begroting.
- Migratie van bestaande inhoud. Bij een site met honderden pagina’s is dat een eigen klus, inclusief het doorverwijzen van oude adressen.
- Nazorg na livegang. Wie lost de eerste bugs op, en tegen welk tarief?
Vraag hoeveel feedbackrondes inbegrepen zijn
Dit is de meest voorkomende bron van meerwerk in ontwerptrajecten. Gangbaar is een beperkt aantal rondes per fase, met een duidelijk moment waarop het ontwerp wordt vastgesteld. Staat dat er niet in, dan is de scope in de praktijk onbegrensd, en dat merk je pas als de rekening komt.
Vraag ook wat er gebeurt als je halverwege van richting verandert. Een eerlijk antwoord is dat dat geld kost. Een bureau dat belooft dat alles kan zonder gevolgen, heeft dat elders in de prijs verwerkt of gaat het gesprek later alsnog voeren.
Let op de manier van factureren
Er zijn grofweg drie vormen, elk met een eigen risico:
- Vaste projectprijs. Duidelijk vooraf, maar alleen zinvol als de scope scherp is. Bij een vage opdracht rekent een bureau de onzekerheid mee, of het komt later terug als meerwerk.
- Uurtarief. Eerlijk bij werk waarvan de omvang vooraf niet vaststaat, maar je hebt een schatting en tussentijdse rapportage nodig om niet voor verrassingen te staan.
- Maandelijkse afspraak. Past bij doorlopende doorontwikkeling. Kijk hier vooral naar de opzegtermijn en naar wat er gebeurt met de uren die je niet gebruikt.
Zoek de post die je niet begrijpt
In vrijwel elke offerte staat een regel die je niet meteen kunt plaatsen. Vraag ernaar. Niet omdat het verdacht is, maar omdat het antwoord veel zegt over hoe het bureau werkt. Een partij die in gewone taal kan uitleggen waarom er drie dagen voor iets staat, denkt na over wat het doet. Een partij die het wegwuift, heeft de post overgenomen uit een sjabloon.
Vergelijk niet op totaalbedrag
Het onderste getal is de slechtste vergelijkingsmaat die er is, omdat het bij elk bureau iets anders dekt. Leg de offertes naast elkaar op onderdeel: hoeveel ontwerp, hoeveel development, hoeveel projectbegeleiding, hoeveel nazorg. Vaak blijkt de dure offerte werk te bevatten dat in de goedkope simpelweg niet zit.
Blijft het lastig te vergelijken, vraag dan of het bureau de offerte wil uitsplitsen in dezelfde posten als de andere. Dat is een redelijk verzoek, en de reactie erop is op zichzelf informatief.
Wat er verder in hoort
Een paar afspraken zijn achteraf lastig te repareren en horen daarom in de offerte of in de bijbehorende voorwaarden te staan:
- Wie eigenaar wordt van de broncode en de ontwerpbestanden, en of je daar toegang toe houdt.
- Op wiens naam de domeinnaam en het hostingaccount komen te staan. Dat hoort jouw organisatie te zijn.
- Welke doorlooptijd geldt en wat er gebeurt bij vertraging aan een van beide kanten.
- Hoe snel er wordt gereageerd bij een storing, en of dat ook buiten kantooruren geldt.
Geen van deze punten maakt een bureau beter of slechter. Ze maken vooral duidelijk waar je aan toe bent, en dat is precies wat een offerte hoort te doen.